Verticalização urbana. Microssociedades condominiais. Documentos jurídico-administrativos e documentos técnicos e arquitetônicos.

 

Por Alessandra Leles Rocha

 

As microssociedades condominiais, resultado do processo de verticalização urbana, emergem de uma estruturação arquitetônica e documental que não pode ser esquecida. Assim, elas devem manter certos documentos estruturados em meio físico e digital para agilizar o acesso em caso de sinistros.

O (a) síndico (a) ou a administradora condominial é o (a) guardião (ã) responsável pela conservação desses arquivos. Contudo, o Código Civil assegura o livre acesso dos condôminos a qualquer um desses documentos, quando se fizer necessário.

Do ponto de vista jurídico-administrativo, eles incluem a Convenção de Condomínio e o Regimento Interno, devidamente registrados em Cartório de Registro de Imóveis; as Atas de Assembleias, as quais apesar da não obrigatoriedade de registro cartorial, costumam seguir essa dinâmica a fim de evitar insegurança jurídica; o cartão do CNPJ, garantindo que o cadastro ativo do condomínio foi emitido pela Receita Federal; os contratos vigentes com prestadores de serviço e comprovantes do pagamento de tributos e taxas; e, as Certidões Negativas de Débitos (CNDs), as quais comprovam  a regularidade fiscal e previdenciária.

Em relação aos documentos técnicos e arquitetônicos, as microssociedades condominiais devem possuir o projeto arquitetônico aprovado, ou seja, as plantas baixas originais aprovadas pela Prefeitura; os projetos complementares, que incluem os projetos elétricos, hidráulicos e estruturais, essenciais para evitar danos em reparos de emergência; o Habite-se, que é a certidão da prefeitura que atesta que o empreendimento está pronto para ser habitado; o Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB), que comprova a segurança e adequação das instalações de combate a incêndio; e, os manuais das edificações e laudos, os quais incluem o laudo de inspeção predial, manutenção de estruturas e de impermeabilização.

Desse modo, sem os projetos estruturais, hidráulicos e elétricos, o condomínio fica legalmente impossibilitado de aprovar reformas estruturais ou obter o Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB).

Também, a falta da Convenção de Condomínio Registrado, Regimento Interno e Habite-se impede a individualização das unidades e a emissão da escritura definitiva para os proprietários.

Por fim, a ausência de documentos trabalhistas e fiscais pode gerar pesadas multas em fiscalizações do Ministério do Trabalho ou da Receita Federal.

Nesse contexto, então, diante da perda ou do extravio desses documentos irão decorrer multas, impedimento de reformas, risco de desvalorização imobiliária e a responsabilização civil do (a) síndico (a) ou da administradora condominial.

Afinal, o gestor responde pelo dever de guarda, segundo o art. 1.348 do Código Civil; portanto, a falta de prestação de contas e sumiço de livros pode ser caracterizada por má gestão ou, em casos extremos, ocultação de provas ou apropriação indébita.

Sem os documentos comprobatórios originais, o condomínio fica exposto e perde a capacidade de defesa em ações trabalhistas, cobranças de inadimplentes ou litígios com construtoras. Além disso, a documentação extraviada pode ser alvo de falsificação para forjar assembleias e alterar deliberações legais.

Mas, não é só isso. A ausência de plantas aprovadas na prefeitura e do Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB) inviabiliza licenças e paralisa reformas estruturais ou manutenções prediais.

Sem os documentos de segurança válidos, tais como os laudos, a seguradora pode recusar as indenizações em caso de sinistros, além de gerar multas pesadas do Ministério do Trabalho.

E os impactos sobre a transparência e o controle da inadimplência podem acontecer pela perda do Livro de Presença de Assembleias, os livros de Atas e os Cadastros de Inquilinos. Afinal, tudo isso dificulta o controle interno, gerando anulações de reuniões e impugnação de taxas.

Mas, não se pode esquecer de que a negligência administrativa em microssociedades condominiais incide, também, na desvalorização imobiliária. Especialmente, porque eventuais compradores evitam edifícios com histórico de problemas jurídicos e irregularidades documentais.

Para que haja, então, a regularização o (a) síndico (a) ou a administradora condominial deve, em casos de perda ou suspeita de furto, registrar um Boletim de Ocorrência (BO) Eletrônico de Extravio para resguardar o condomínio e sua própria gestão.

No caso da Convenção e das atas das assembleias, é possível solicitar as segundas vias diretamente no Cartório de Registro de Imóveis onde o condomínio estiver matriculado.

Do mesmo modo, o projeto arquitetônico e os projetos complementares podem ser recuperados na Prefeitura da sua cidade, geralmente, na Secretaria de Obras ou de Urbanismo, ou com a construtora/incorporadora responsável pelo empreendimento.

Quanto aos pagamentos, extratos e certificados de regularidade contábil e fiscal, deve-se buscar cópia dos comprovantes junto aos prestadores de serviço e ao banco onde o condomínio possui conta.

É importante ressaltar que a restituição imediata dessa documentação é vital para restabelecer a segurança e a regularidade da microssociedade condominial. Inclusive, em casos complexos, o recomendado é a contratação de uma auditoria contábil e de engenharia para reestruturar a base de dados financeiros e o estado estrutural do prédio.

Portanto, síndicos (as) ou administradoras condominiais devem estar atentos de que o custo para reemitir certificados, refazer plantas junto à Prefeitura e legalizar o acervo documental pode exigir taxas extras altíssimas, além de gerar tensões e insatisfação por parte dos condôminos.

Desse modo, diante da excepcionalidade de uma situação grave, como é a perda ou o extravio de documentos condominiais, que o assunto seja levado imediatamente à assembleia geral, a fim de criar uma chamada ou taxa extra para cobrir os custos de regularização.

O propósito dessa medida é garantir a segurança jurídica da microssociedade condominial, sendo capaz de conferir legitimidade legal à cobrança, de formalizar a transparência financeira e de tornar a decisão obrigatória para todos os moradores, mesmo para aqueles que eventualmente votem contra.