Verticalização urbana. Microssociedades condominiais e o papel da comunicação institucional na gestão desses espaços geográficos.

Por Alessandra Leles Rocha

 

Nem é preciso dizer que o ser humano é um ser comunicativo. Alguns mais, outros menos. Mas a comunicação é intrínseca às relações sociais, desde os primórdios da história. Afinal de contas, é ela que permite a troca de ideias, sentimentos e conhecimentos.

Mas, no caso das microssociedades condominiais há um tipo de comunicação que é a base para a dinâmica da gestão desses espaços. Trata-se da comunicação institucional. Ela está fundamentada na troca de informações transparente e oficial entre o (a) síndico (a), a administradora condominial, os moradores e os funcionários do condomínio.

Os principais canais de comunicação institucional nas microssociedades condominiais variam, segundo o perfil do prédio e o objetivo da mensagem. Cabe destacar, então, que a adoção ou atualização de novas plataformas digitais exige aprovação da maioria dos presentes em Assembleia.

Assim, a realidade contemporânea trouxe os aplicativos de gestão condominial, os quais se mostram canais completos e seguros pelo fato de centralizarem as informações e possuir um registro histórico.

Os boletins informativos por e-mail. Os quais são, também, muito usados ​​para o envio de comunicados formais, convocações de assembleias e prestação de contas. Sua vantagem é criar um registro por escrito incontestável, trazendo formalidade jurídica, e permitindo o envio de anexos pesados ​​como as Atas.

Agora, em relação aos grupos de mensagens, criados no WhatsApp e Telegram, pela legislação brasileira, como o Código Civil Brasileiro, por exemplo, esses aplicativos não são canais oficiais de comunicação institucional pela gestão das microssociedades condominiais. De modo que eles servem apenas como ferramentas informais de apoio.

Afinal, decisões, convocações de assembleias ou aprovação de obras demandam registros oficiais, como e-mails e atas. Razão pela qual, prints de conversas podem ser facilmente alterados ou questionados na Justiça.

Além disso, existem riscos graves quanto ao uso do grupo como canal oficial, os quais incluem processos por danos morais, decorrentes de ofensas, acusações ou brigas entre vizinhos no grupo, os quais podem gerar indenizações ao condomínio; violação da privacidade, em razão da exposição dos nomes de moradores inadimplentes no grupo, ferindo a Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD(Lei n.º 13.709/2018); a responsabilização do (a) síndico (a) pela inação diante da não moderação ou da permissão de abusos dentro do grupo.

Talvez, por isso, os murais físicos permaneçam uma estratégia interessante. A partir da comunicação visual, as informações são transformadas em cartazes ou documentos afixados nos murais das áreas de passagem obrigatória dos condôminos.

Aliás, é importante lembrar que para moradores com mobilidade reduzida e sem intimidade digital, os melhores canais combinam comunicação visual e sonora presencial, tais como contato telefônico direto e materiais impressos e físicos disponibilizados em pontos estratégicos do espaço geográfico condominial.

Sem contar o papel importante desempenhado pelos funcionários, treinados para transmitir avisos verbais diretamente aos moradores quando eles passam pelas áreas comuns.

Afinal, não basta a existência de canais de comunicação institucional nas microssociedades condominiais, é necessário que eles realizem uma comunicação inclusiva, não só garantindo que todos os moradores, independentemente de suas habilidades físicas ou específicas, obtenham informações com autonomia, segurança e dignidade; mas, impedindo que ocorram falhas ou se ignore as barreiras visuais, auditivas, cognitivas ou motoras presentes na comunidade.

Veja, o propósito da comunicação institucional não pode se limitar a garantir a transparência da gestão condominial. As microssociedades condominiais precisam, portanto, considerar a diversidade de canais, ou seja, não dependendo apenas de um formato; a acessibilidade digital, utilizando sistemas de gestão ou sites que são acessíveis aos usuários; a acessibilidade linguística, adotando textos curtos, claros e diretos permitindo uma melhor compreensão para os idosos, as pessoas com deficiência intelectual e os moradores com baixo letramento; a acessibilidade comunicacional, a partir da oferta de recursos como legendas em vídeos, intérpretes de Libras em assembleias importantes e audiodescrição em informativos visuais; e, o atendimento humanizado, com o treinamento dos funcionários para saber como transmitir recados ou emergências para moradores com necessidades específicas.

Não é sem razão que a comunicação institucional em condomínios se baseia nas leis federais, nas regras internas e nas normas de privacidade, para que se garanta a transparência, a validade dos avisos e o respeito à convivência plural e diversa.

E quais são essas leis? O Código Civil Brasileiro (Lei nº 10.406/2002) que define o que é o condomínio, cria as regras de convivência, estabelece os direitos e deveres dos moradores, regula o poder do (a) síndico (a), define os procedimentos das Assembleias. O que significa que ele é mais forte do que a própria Convenção condominial.

Em complementariedade ao Código Civil está a Lei do Condomínio (Lei nº 4.591/1964), que é a base legal do mercado imobiliário brasileiro, na medida em que ela organiza as regras para a construção e venda de imóveis na planta e define como os prédios devem funcionar.

De natureza interna às microssociedades condominiais, a Convenção do Condomínio e o Regimento Interno podem atuar no processo de comunicação institucional determinando quais canais são considerados meios oficiais, tendo em vista que a legislação brasileira, por meio do Código Civil, estabelece que cabe à Convenção definir as formas de comunicação oficial.

No entanto, diante de eventual omissão da Convenção e do Regimento Interno, aplica-se a regra de que os canais devem garantir transparência e chegar a todos os moradores. Pois, segundo o Princípio da Transparência, qualquer meio que entregue a mensagem com segurança, tais como e-mails formais ou aplicativos oficiais, é aceito.

Caso os condôminos optem por definir quais são os canais oficiais de comunicação institucional, o assunto deve ser deliberado em Assembleia.  O processo deve seguir regras claras para evitar ruídos, começando pela convocação que deve trazer o tema da comunicação oficial na pauta.

O assunto deve ser deliberado e aprovado por maioria simples dos presentes, ou seja, 50% + 1 dos votos dos condôminos adimplentes que comparecerem à reunião, a menos que a Convenção determine uma regra específica de quórum.

Porém, se a discussão envolve alterar o texto da Convenção de Condomínio, exige-se o quórum atualizado de 2/3 (dois terços) do total de proprietários, mesmo aqueles que não estejam presentes na Assembleia.

Mais recentemente, a Lei Geral de Proteção de Dados - LGPD (Lei nº 13.709/2018), surgiu para orientar como os dados pessoais dos condôminos não sejam expostos em murais públicos ou grupos abertos de mensagens.

A comunicação institucional nas microssociedades condominiais jamais pode ser omissa em assuntos que afetam a segurança, o orçamento e a rotina dos moradores. Daí a gestão condominial precisar agir com total transparência.

As principais pautas incluem, por exemplo, os gastos, a previsão orçamentária, o valor da cota condominial, a interdição de áreas de risco, as manutenções preventivas, as obras de urgência, as regras de acesso, as convocações para assembleias, as atas, os horários permitidos para ruídos, o uso do salão de festas, academia, piscina e espaços gourmet, as vagas de garagem, as regras sobre animais de estimação.

Por isso, quando a comunicação institucional do condomínio falha ou se omite sobre alguma questão, o condomínio e os moradores enfrentam graves problemas jurídicos e administrativos. A omissão na comunicação institucional representa uma quebra na transparência da gestão.

Desse modo, como consequências administrativas pode-se apontar a destituição do (a) síndico (a), mediante a convocação de uma assembleia com a maioria absoluta dos condôminos, por má administração ou omissão de informações, segundo o art. 1.349 do Código Civil.

A nulidade das decisões caso o (a) gestor (a) não comunique corretamente uma pauta ou omita detalhes sobre obras, a assembleia pode ser anulada, travando a rotina condominial. O Código Civil Brasileiro exige clareza; pois, os moradores precisam saber exatamente o que será votado para poderem opinar e decidir.

O que pode desencadear o agravamento de conflitos, na medida em que a falta de transparência sobre as regras ou as contas transforma pequenos desentendimentos em grandes brigas.

Como consequências jurídicas, a omissão voluntária ou a negligência no dever de cuidado gera ato ilícito, conforme os arts. 186 e 927 do Código Civil. Assim, na esfera cível, o síndico pode ser obrigado a indenizar financeiramente o condomínio ou os moradores por danos materiais ou morais gerados pela falta de informação. O prazo para cobrança judicial contra o síndico é de até 3 anos após o fim do mandato ou do conhecimento do fato.

Na esfera criminal, se a omissão expõe vidas ao perigo ou facilita crimes, tais como fraudes de terceiros dentro do condomínio, o (a) síndico (a) pode responder penalmente. Inclusive, caso exista a omissão ou retenção deliberada de correspondências, ou a difamação em grupos de mensagens, isso também configura crimes previstos no Código Penal.

Por isso, a comunicação institucional na gestão do condomínio precisa ser tratada como um processo profissional, com objetivos e estratégias bem definidas. Haja vista que a sua negligência, pela gestão condominial, abre portas para conflitos, tensões, insegurança, prejuízos econômicos e judicializações desnecessários.