Verticalização urbana. A complexidade das questões contábeis e administrativas que atravessam a dinâmica da gestão das microssociedades condominiais.
Por Alessandra
Leles Rocha
Dada a complexidade das
questões contábeis e administrativas que atravessam a dinâmica da gestão das
microssociedades condominiais, tem sido cada vez mais comum que essas contratem
os serviços de empresas de contabilidade especializadas.
Trata-se de uma estratégia
importante na medida em que garante o cumprimento de leis fiscais e
trabalhistas, evita multas e organiza as finanças. Bem como, o (a) síndico (a) passa
a ter apoio especializado em emissão de boletos, folha de pagamento e prestação
de contas.
Primeiramente, a escolha de uma empresa de
contabilidade pelas microssociedades condominiais passa por uma análise se ela
possui experiência nessa área, possui plataformas digitais integradas e manifeste
uma relação custo-benefício alinhada ao perfil condominial, garantindo
transparência e cumprimento das obrigações fiscais e previdenciárias.
Contudo, a contratação
de uma empresa de contabilidade exige aprovação em assembleia geral condominial.
Afinal, segundo o
Código Civil, o (a) síndico (a) deve prestar contas aos moradores; por isso, quando
ele (a) delega esse serviço a terceiros, a assembleia precisa validar o
gasto e a escolha do prestador.
A convocatória deve ser por
escrito, contendo os dados, o horário, o local e a pauta, de forma clara e
objetiva. Em razão de o Código Civil não estabelecer uma regra geral para a
quantidade de votos, a decisão segue a Convenção do Condomínio, a qual costuma
estabelecer a maioria simples, 50%+1 dos votos dos condôminos presentes.
Tudo deve ser registrado na Ata da Assembleia, especialmente, o nome da
empresa escolhida e o valor acordado para o contrato. Aliás, cabe ressaltar que
o (a) síndico (a) deve apresentar pelo menos 3 opções com preços e serviços
detalhados. As empresas precisam ser registradas no Conselho Regional de
Contabilidade (CRC).
As principais obrigações do
escritório contábil incluem emitir holerites mensais dos funcionários;
fazer os cálculos de INSS, FGTS, PIS e IRRF; em alguns casos, enviar
dados para o eSocial e a DCTFWeb 1 ; calcular e gerar taxas
de impostos de impostos sobre serviços, tais como ISS, INSS, PIS, COFINS,
CSLL, retidos em notas fiscais; entregar a DIRF e outras obrigações fiscais
ao governo federal; gerar o boleto das taxas condominiais mensais; elaborar
relatórios de receitas e despesas; coordenar os balanços e preparar os
documentos para a aprovação do (a) síndico (a) e do conselho fiscal.
Diante de todas essas atribuições,
o contador assina os
documentos e assume a responsabilidade técnica perante o Conselho Regional de
Contabilidade (CRC) local. Por isso, a empresa deve assumir o
pagamento de multas causadas por erros nos cálculos ou atrasos na entrega das
declarações; bem como, manter a confidencialidade das informações financeiras
do condomínio.
Entretanto, é muito comum
que empresas contábeis acumulem serviços, de modo que os (as) síndicos (a) e
condomínios devem ficar atentos para evitar cobranças indevidas e sobrecarga
operacional, o que pode levar a riscos jurídicos.
O principal perigo é a responsabilidade civil por falhas operacionais.
Erros nesses processos podem gerar multas, ações trabalhistas e prejuízos
financeiros diretamente ao condomínio.
Daí o fato de os condomínios
se atentarem ao contrato e às normas do Código Civil Brasileiro, especialmente,
porque o (a) síndico
(a) continua sendo o único responsável legal pela gestão e prestação de contas.
Dentre esses serviços que
extrapolam as obrigações legais dos escritórios de contabilidade estão a previsão orçamentária,
que é a projeção anual de gastos e receitas para definir o valor da taxa
condominial de forma realista. A emissão de boletos e controle de inadimplência, a qual gera cobranças
e envio de relatórios de moradores em atraso. A conciliação e fluxo de caixa, que trata
do registro diário de todo o dinheiro que entra e sai, garantindo que as contas
fechem no fim do mês. A auditoria
interna, que permite a revisão específica das contas e pastas do
condomínio para evitar erros ou fraudes. A gestão de compras, que auxilia na
cotação de preços de produtos ou serviços de manutenção. A assessoria em assembleias,
que diz respeito ao suporte com números e dados durante as reuniões de moradores.
E em alguns casos, verifica-se também um cuidado forte na área trabalhista, em
relação à rotina de
funcionários do condomínio.
É preciso compreender que, quando o contador executa esse
tipo de tarefa, ele passa a exercer o papel de administrador de fato, assumindo
riscos que não estão cobertos pelo seguro de responsabilidade civil tradicional
da profissão, o qual cobre apenas erros técnicos. Ele não protege contra riscos
de gestão.
Daí a importância de uma análise contratual rigorosa, capaz de proteger
o condomínio contra eventuais multas abusivas, falhas na prestação de serviço e
passivos trabalhistas. Um contrato claro que define exatamente o
que será entregue e as regras do sistema, evita gastos imprevistos e dores de
cabeça com ações na Justiça.
Os contratos devem ser apresentados em assembleia, especialmente se o
valor for alto ou se o prazo ultrapassar o mandato do síndico atual. Dessa
forma tem-se uma análise do escopo do serviço, ou seja, o que será feito, a frequência,
os horários, os materiais incluídos e os prazos de entrega. Mas, também, se há
cobranças desproporcionais ou regras de fidelidade que prendam o condomínio a
um serviço insatisfatório.
1 Declaração de Débitos
e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos
é uma declaração fiscal eletrônica obrigatória usada no Brasil para relatar
contribuições previdenciárias e de terceiros.
