Verticalização urbana. Microssociedades condominiais. A importância das atas das assembleias e os cuidados na sua redação.

Por Alessandra Leles Rocha

 

O ser humano é um ser de múltiplas linguagens. Ele se expressa pela linguagem oral, escrita, corporal, gestual, artística, digital e simbólica. O que significa que o aprendizado e a comunicação com o mundo não se dá apenas por um caminho, mas pela exploração sensorial, lúdica e expressiva.

No entanto, quando se faz uma análise em relação ao papel das linguagens dentro de determinados contextos, elas tendem a se priorizar por essa ou aquela forma. Veja, por exemplo, a sua manifestação dentro do recorte socioespacial das microssociedades condominiais.

Nesses lugares é claramente perceptível a predominância da linguagem oral e escrita; sobretudo, pelos (as) gestores (as), em razão da necessidade fundamental de uma comunicação institucional a fim de evitar conflitos e mal-entendidos.

Na perspectiva da linguagem oral, ela é parte integrante e integrada da dinâmica cotidiana das microssociedades condominiais, estabelecendo pontes comunicativas entre moradores (as), funcionários (as) e gestores (as).

Ela permite que certas questões cotidianas sejam resolvidas com muito mais rapidez através de um diálogo direto, seja na portaria ou pelo interfone, ou faça a mediação de conflitos de maneira distensionada e empática, construindo laços que fortalecem o sentimento de pertencimento e segurança entre aqueles que moram ou residem no local.

Por outro, a oralidade, quando não filtrada, é o canal perfeito para a propagação de fofocas, ruídos e informações distorcidas, o que pode gerar mal-estares na comunidade. Diferente de um e-mail ou de uma mensagem no aplicativo do condomínio, a palavra falada não deixa registros, o que pode gerar conflitos diversos.  

Assim, para que a linguagem oral seja uma aliada e não um problema é imprescindível que os assuntos conversados sejam sempre registrados de alguma maneira (e-mail, áudio, mensagens no WhatsApp, livro de ocorrências), para documentar o que foi acordado.

Quanto à linguagem escrita, ela é essencial para a comunicação institucional, pelo fato de ser o pilar fundamental para a organização, a transparência e a segurança jurídica das microssociedades condominiais. Dessa forma, ela está presentes nos editais de convocação, nas atas de assembleia, na convenção condominial, no regimento interno, nas circulares e nas advertências.

Daí o fato de a comunicação institucional das microssociedades condominiais exigir uma linguagem técnica e formal. Essa linguagem garante que as regras sejam claras, imparciais e respeitem a legislação vigente, como o Código Civil, fornecidas como prova legal para resguardar tanto o condomínio quanto os moradores.

Nesse contexto as atas de assembleia demandam uma atenção especial. Afinal de contas, trata-se de um documento oficial e formal que registra tudo o que ocorreu e as decisões tomadas em uma assembleia de condomínio, garantindo transparência aos moradores e validade jurídica para as deliberações.

Lembrando que toda assembleia condominial possui uma mesa diretora, composta por um presidente da mesa, eleito pelos moradores no início e responsável por conduzir a reunião de forma imparcial, e um secretário, nomeado pelo presidente da mesa e responsável por tomar notas e redigir o texto da ata.  

A assinatura na lista de presença é obrigatória para todos os participantes de uma assembleia condominial, para que haja garantia quanto à validade jurídica das decisões tomadas na reunião.

Ela atesta quantas pessoas estavam presentes e se o número mínimo exigido pela convenção condominial ou pela lei foi atingida para votar determinados assuntos. De modo que ela precisa ser anexada à ata para validação legal e possível registro em cartório.

Ainda nesse contexto, a procuração é um instrumento legal que permite a um condômino ser representado por outra pessoa em assembleias, garantindo o direito a voto e manifestação mesmo na ausência física.

Pelo Código Civil, qualquer pessoa capaz pode ser procuradora. A legislação não estipula um limite máximo de procurações por indivíduo, nem exige obrigatoriamente o reconhecimento de firma em cartório.

Porém, a convenção condominial pode, por exemplo, exigir o reconhecimento de firma do outorgante, limitar a quantidade de procurações que um mesmo indivíduo pode portar, ou proibir que o (a) síndico (a), subsíndico (a) e membros do conselho representem outros (a) moradores (a).

Isso ocorre porque o uso de procurações pelo (a) síndico (a) para aprovar suas próprias contas é amplamente questionado pela Justiça. Esse cenário configura conflito de interesse, pois impede a fiscalização adequada e pode levar à anulação da assembleia.

Além disso, a procuração deve conter os dados do proprietário (outorgante) e do representante (outorgado), a data e a finalidade da assembleia. Em pautas específicas, como eleições ou alterações na convenção, o documento deve deixar os poderes claros para evitar a impugnação da votação. E o documento deve ser entregue no momento do credenciamento para a assembleia, ficando anexado à lista de presença.

Feitos esses esclarecimentos, é imprescindível saber como uma ata de assembleia deve ser redigida. Bem, para garantir a validade jurídica e evitar contestações, ela deve conter um cabeçalho, onde se especifica o nome do condomínio, dados, horário, local e tipo de assembleia, se ordinária ou extraordinária; as informações sobre a convocatória, ou seja, como e quando os moradores foram avisados, se dentro da antecedência exigida pela convenção do condomínio; o quórum, que é o registro do início da reunião em primeira ou segunda convocação e o número de unidades representadas; a composição da mesa, com os nomes do presidente e do secretário; a ordem do dia, trazendo a lista dos assuntos que foram previamente convocados e discutidos; as deliberações e votações, focando nos encaminhamentos e nas decisões tomadas, registrando claramente os votos favoráveis, contrários e abstenções ; e, o encerramento, com o horário de término, a assinatura dos componentes da mesa e as instruções sobre onde a lista de presença ficará arquivada.

Desse modo, quando bem estruturada, a ata da assembleia traz segurança jurídica ao evitar processos judiciais, pedidos de anulação de assembleia e conflitos judiciais entre os moradores. O que significa que o texto redigido se mostra direto, trazendo o registro exato de como foram as discussões. Afinal de contas, a ata não pode conter opiniões pessoais do (a) secretário (a) ou do (a) síndico (a), apenas os fatos ocorridos e as deliberações aprovadas.

Depois de redigida e lida para todos os presentes na assembleia, a ata deve ser enviada a todos os condôminos dentro dos prazos estipulados pela convenção condominial, geralmente em até 8 a 15 dias, dependendo do que diz a Convenção condominial.

Embora a maioria das atas de rotina, tais como aquelas que se referem à aprovação de contas ou à previsão orçamentária, não precise de registro, ele torna-se obrigatório ou altamente recomendado em algumas situações.

São elas: as alterações na convenção, porque qualquer mudança nas regras internas do condomínio exige registro no Cartório de Registro de Imóveis; a eleição de síndico (a), tendo em vista de que muitos bancos, concessionárias e órgãos públicos exigem a ata registrada para liberar cadastros, contas bancárias e certidões do condomínio; e, a exigência da convenção condominial, se essa determinar que todas as atas devem ser levadas ao cartório, a regra deve ser seguida. Desse modo, o registro no Cartório de Títulos e Documentos (RTD) dá publicidade ao ato e protege o condomínio contra questionamentos judiciais de terceiros.

É importante ressaltar as decisões tomadas têm efeito imediato para todos os condôminos assim que a assembleia termina.

Caso sejam identificados erros materiais, tais como erro de digitação, nomes ou valores equivocados, a correção deve ser feita antes do registro em cartório, mediante uma errata assinada pelo presidente e pelo secretário.

Lembrando que a alteração intencional do conteúdo da ata, após o seu encerramento e assinatura da mesa, pode configurar crime de falsidade documental.

Assim, considerando que a ata é o principal instrumento de prova e publicidade da gestão, e os erros nela podem paralisar a administração do condomínio, é fundamental que as decisões não sejam ambíguas, que o texto seja fidedigno ao que ocorreu.

Se a ata não registrar corretamente o quórum realizado, por exemplo, ou se as decisões tomadas não respeitaram a ordem do dia, ou seja, o edital de convocação, a assembleia pode ser anulada judicialmente.

Também, é importante destacar que se o condomínio vier a cobrar taxas ou multas na Justiça de forma ágil, a ata deve servir como um título executivo extrajudicial e, por essa razão, ela não pode ser confusa e não demonstrar com clareza a aprovação das contas, previsão orçamentária ou aplicação de deliberações, porque o juiz pode entender que falta liquidez e certeza ao documento, inviabilizando a execução judicial.

Por fim, se a má redação causar danos financeiros ou morais a algum morador, o (a) síndico (a) e o condomínio podem ser acionados para reparos civis.

De acordo com o Código Civil Brasileiro, no art. 186 e art. 927, aquele que, por ação ou omissão voluntária, negligência ou imprudência, causar dano à outrem, ainda que exclusivamente moral, comete ato ilícito e tem o dever de repará-lo.

Assim, o condomínio responde objetivamente pelos atos de seus representantes legais, ou seja, o (a) síndico (a) e prepostos. Já o (a) síndico (a) responde pessoalmente se agir com dolo, culpa, excesso de poderes ou fora das atribuições do cargo. Nesses casos, o condomínio pode incluir acionar o (a) síndico (a) judicialmente para recuperar o valor pago pela reparação.

Como se vê, a redação de uma ata condominial não é algo de menor importância.  No exercício da cidadania condominial, ela desempenha um papel fundamental, pois funciona como o pilar da transparência e da democracia na convivência em comunidade. Garantindo que todos os moradores e proprietários, inclusive os que não puderam comparecer, tenham acesso oficial a tudo o que foi feito sobre o patrimônio comum, como aprovação de orçamentos, obras e novas regras.