Verticalização urbana. Microssociedades. A importância do cumprimento dos prazos legais pela gestão condominial.

Por Alessandra Leles Rocha

 

Com a expansão da verticalização urbana, as microssociedades condominiais estão cada vez mais alinhadas aos aspectos que regem quaisquer outras sociedades, como o cumprimento dos prazos legais para diferentes questões da gestão condominial.

Para garantir a segurança jurídica e a harmonia coletiva, o cumprimento desses prazos é uma das obrigações mais críticas do setor. Por quê? Porque ele delimita a fronteira entre o exercício regular de um direito e a perda desse mesmo direito por preclusão ou decadência, além de evitar abusos financeiros e processos judiciais.

Veja, deixar de responder a uma notificação ou ação judicial dentro do prazo faz com que os fatos alegados por outra parte passem a ser presumidos como verdadeiros.

Direitos de cobrança, como cotas em atraso, ou de exigência de reparações, como vínculos de construção, expiram se não forem exercidos no tempo determinado por lei.

Renovações automáticas, direitos de preferência em locações e vistorias possuem janelas estritas de tempo que alteram completamente as obrigações das partes.

Além disso, o atraso no pagamento de obrigações tributárias, previdenciárias e trabalhistas gera impactos financeiros pesados que saem direto do caixa coletivo condominial.

Bem como, o descumprimento de prazos para renovação de licenças essenciais, tais como o AVCB do Corpo de Bombeiros ou a manutenção de elevadores, pode configurar a negligência, transferindo a culpa diretamente para o patrimônio pessoal do (a) administrador (a) ou síndico (a) caso ocorra um sinistro.

Mas, não é só isso. A lei também exige prazos mínimos para a convocação de assembleias. Desrespeitar esse intervalo abre margem para a anulação jurídica de todas as decisões tomadas, gerando caos, desconfiança e conflitos na comunidade.

Afinal, é preciso apresentar os balanços e os relatórios nos prazos previstos na convenção ou na legislação a fim de evitar suspeitas de má gestão.

Por isso, os principais prazos legais que regem a administração de microssociedade condominial incluem a prestação de contas do ano anterior e apresentação do orçamento anual, segundo o art. 1.348, VIII do Código Civil; a convocação de assembleia, cujo prazo mínimo para o envio do edital varia conforme a convenção de cada condomínio, geralmente entre 5 a 10 dias de antecedência, de modo que o seu descumprimento pode anular as decisões; o envio da ata da assembleia, lembrando que caso a convenção omita essa informação, o ideal é que seja distribuído em até 8 dias aos condôminos, observando as boas práticas de transparência.

Vale ressaltar, porém, que o registro da ata em cartório não é obrigatório por lei para garantir validade interna às decisões, de modo que o registro serve principalmente para dar publicidade perante terceiros como bancos ou órgãos públicos.

Isso significa que o registo em cartório se torna obrigatório na prática ou por exigência legal específica em duas situações. Quando as instituições financeiras, cartórios e fornecedores precisam comprovar que o (a) síndico (a) eleito (a) é, de fato, o (a) representante legal do condomínio. Sem esse registro, o (a) gestor (a) não consegue abrir ou movimentar contas bancárias nem discutir contratos formais.

E quando a assembleia decide alterar regras fundamentais da convenção. Nesse caso, a alteração precisa ser registrada no Cartório de Registro de Imóveis para ter validade perante terceiros como novos compradores, por exemplo.

Assim, o envio do resumo das decisões ou da cópia da ata aos moradores não precisa esperar o trâmite do cartório para acontecer. As decisões tomadas em assembleia passam a valer para os condôminos imediatamente após a sua aprovação, salvo se a própria assembleia tiver determinado uma data futura. Assim, o envio do documento serve para dar publicidade interna ao que foi decidido.

Do ponto de vista da manutenção, segurança e documentação esses prazos se referem ao Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB), uma renovação varia por estado, ocorrendo geralmente a cada 2 a 5 anos , dependendo do perfil do edifício; a limpeza e desinfecção de caixas d'água, que deve ser realizada obrigatoriamente a cada 6 meses; a manutenção e vistoria de elevadores, que se refere a uma inspeção técnica obrigatória realizada mensalmente pela empresa credenciada; e a recarga e teste hidrostático de extintores, sendo que a recarga é anual e o teste hidrostático deve ser feito a cada 5 anos .

Quanto às obrigações trabalhistas e fiscais, tem-se o eSocial e DCTFWeb, que se referem ao envio das informações trabalhistas e o recolhimento das contribuições previdenciárias dos funcionários ou as comunicações de serviços a serem feitas mensalmente até o dia 15 do mês subsequente ao fato gerador; a retenção de tributos (PIS, COFINS, CSLL, ISS), que significa o pagamento dos impostos retidos na fonte de notas fiscais de empresas prestadas de serviços, seguindo rigidamente o calendário fiscal da Receita Federal; o fundo de garantia (FGTS), a ser recolhido  dos (as) funcionários (as) CLT até o dia 20 de cada mês ; e a guarda de documentos, incluindo aqueles de natureza trabalhista e/ou fiscal por prazos que variam de 5 a 30 anos, como o FGTS.

Por isso, não há razões que justifiquem o descumprimento dos prazos legais por parte da gestão condominial. Quando isso ocorre, a legislação brasileira possibilidade sanções e punições severas aos responsáveis.  

De acordo com o Código Civil brasileiro, o descumprimento de obrigações e prazos legais por parte do (a) síndico (a) ou da administradora configura má gestão e pode acarretar consequências nas esferas civil, criminal e administrativa.

A assembleia de condôminos pode destituir o síndico que “não prestar contas, ou administrar convenientemente o condomínio”, conforme o artigo 1.349 do Código Civil.

Se o atraso ou a omissão gerar prejuízo financeiro ao condomínio, tais como multas contratuais, perda de prazos processuais ou juros por contas pagas em atraso, o (a) síndico (a) responde com seu patrimônio pessoal para indenizar a coletividade pelos danos causados ​​por negligência, imprudência ou imperícia.

Caso o (a) gestor (a) se recuse a apresentar os saldos e comprovantes no prazo estipulado pela convenção ou após notificação, os (as) moradores (as) podem ingressar com uma Ação de Exigir Contas no Poder Judiciário.

Se forem constatadas irregularidades ou desvios nessa fase judicial, o (a) gestor (a) será condenado a restituir os valores atualizados.

Entretanto, em cenários mais graves, o descumprimento de prazos e a falta de transparência podem ocultar crimes. O (a) gestor (a) pode responder criminalmente por Apropriação indébita, art. 168 do Código Penal, se retiver fundos ou utilizar recursos do condomínio de forma indevida; e, Apropriação indébita previdenciária, art. 168-A do Código Penal, se deixar de cumprir os encargos trabalhistas e previdenciários dos funcionários nos prazos legais.

Dizia Thomas Hobbes, filósofo e teórico político inglês. “Toda infração da lei é uma ofensa contra o Estado”. Assim, do mesmo modo que o cidadão deve obedecer às leis estatais para garantir a ordem social, o condomínio está sujeito a obedecer a suas regras internas.

Afinal de contas, a Convenção de Condomínio funciona como uma Constituição daquela microssociedade, então, quando um (a) morador (a) a infringe ele (a) quebra o pacto de convivência estabelecido pela coletividade.

Portanto, toda infração do regulamento interno condominial é uma ofensa contra a coletividade e o bem comum dos coproprietários, podendo, a depender da gravidade, evoluir para uma infração legal que atrai a tutela e a resposta jurídica do próprio Estado.